Cách tính lượng giấy vệ sinh cho khách sạn, nhà hàng, quán cafe sát thực tế là tự đếm: ghi lại một tuần bình thường mỗi khu dùng bao nhiêu cuộn, bao nhiêu gói, chia cho số phòng có khách, số lượt khách hoặc số toilet, rồi nhân lên cho tháng tới. Cộng một phần dự phòng, trừ hàng còn trong kho là ra số cần đặt. Bài không đưa định mức chung, vì mỗi cơ sở một số phòng, số bàn và thói quen khách khác nhau. Bên dưới có sổ đếm và bảng tính mẫu để bạn tự điền.
Nội dung bài viết
Công thức ước tính lượng giấy mỗi tháng là gì?
Lượng giấy cần đặt cho tháng tới bằng mức dùng cho mỗi đơn vị đếm nhân với số đơn vị dự kiến tháng tới, cộng dự phòng, rồi trừ tồn kho hiện có. Tính riêng từng khu, từng mặt hàng. “Đơn vị đếm” là thứ làm lượng giấy ở khu đó tăng hay giảm: buồng phòng theo số phòng có khách, bàn ăn theo lượt khách, toilet chung theo số toilet.
Cần đặt tháng tới = (Dùng cho mỗi đơn vị × Số đơn vị dự kiến tháng tới) + Dự phòng − Tồn kho hiện có
Dùng cho mỗi đơn vị = Lượng đã dùng trong tuần đếm ÷ Số đơn vị của tuần đó
| Khu vực | Mặt hàng chính | Đơn vị đếm gợi ý |
|---|---|---|
| Buồng phòng | Giấy cuộn nhỏ, khăn giấy hộp | Phòng-đêm có khách |
| Toilet sảnh, toilet chung | Giấy cuộn lớn | Số cuộn thay ở mỗi toilet |
| Lavabo | Khăn giấy lau tay, xà phòng | Ngày mở cửa |
| Bàn ăn nhà hàng | Khăn ăn napkin, khăn rút | Lượt khách |
| Quầy bar, quán cafe | Khăn cocktail, khăn rút | Ly bán ra hoặc lượt khách |
| Bếp, khu nhân viên | Giấy cuộn đa năng, túi rác, nước lau sàn | Ngày mở cửa |
Công thức này dành cho một tháng bình thường. Đà Lạt thường đông khách vào cuối tuần và dịp lễ, nên tháng có lễ Tết hoặc nhiều cuối tuần đông thì cộng thêm phần tăng riêng cho dịp đó.
Muốn có người cùng lập bảng cho cơ sở mình? Nhắn Zalo 0903 004 112.
Bước 1: đếm lượng dùng trong một tuần bình thường như thế nào?
Chọn một tuần không có lễ, không có đoàn khách lớn. Trong tuần đó, mỗi khu ghi lại số cuộn, số gói, số hộp, số can đã dùng, kèm đơn vị đếm của khu: số phòng có khách mỗi đêm, số lượt khách mỗi ngày, số toilet đang mở. Đếm theo đơn vị nhỏ (cuộn, gói), chưa đổi ra thùng vội.
Sổ đếm chỉ cần một trang, ví dụ:
| Ngày | Khu vực | Mặt hàng | Số đã dùng | Đơn vị đếm trong ngày | Người ghi |
|---|---|---|---|---|---|
| Buồng phòng | Giấy cuộn nhỏ | Số phòng có khách: | |||
| Toilet sảnh | Giấy cuộn lớn | Số toilet: | |||
| Bàn ăn | Khăn ăn napkin | Lượt khách: |
Đếm được hai tuần thường thì lấy trung bình, số sẽ đỡ lệch hơn. Trang giải pháp cho khách sạn có phần tóm tắt cách đếm này cho buồng phòng.
Đếm lượng đã dùng, không chỉ đếm hàng xuất kho
Hàng ra khỏi kho chưa chắc đã dùng hết. Một phần còn nằm trên xe đẩy buồng phòng, trong tủ tầng, dưới quầy bar. Lấy số xuất kho làm số dùng thì mức dùng sẽ bị đội lên. Cách đếm gọn:
Đã dùng trong tuần = Tồn đầu tuần + Nhận thêm trong tuần − Tồn cuối tuần
Tồn ở đây gồm cả hàng trong kho tổng lẫn hàng trên xe đẩy, tủ tầng, quầy. Đếm vào cùng một giờ, ví dụ sáng thứ Hai, để hai lần đếm khớp nhau.
Khách sạn, homestay tính lượng giấy theo số phòng có khách ra sao?
Buồng phòng tính theo phòng-đêm có khách: một phòng có khách ở trong một đêm là một phòng-đêm. Lấy số cuộn giấy dùng trong tuần chia cho số phòng-đêm của tuần đó, ra mức dùng mỗi phòng-đêm. Nhân với số phòng-đêm dự kiến tháng tới (xem sổ đặt phòng, mức lấp phòng các tháng trước) là ra lượng giấy buồng phòng cần cho tháng.
Ba chỗ hay tính sai:
- Chia cho tổng số phòng. Phòng trống không dùng giấy. Tuần đó khách sạn chỉ lấp được một nửa số phòng thì phải chia cho số phòng có khách.
- Gộp phòng khác loại. Phòng gia đình, phòng nhiều giường thường dùng nhiều hơn phòng đôi. Chênh nhiều thì tách hai nhóm phòng, đếm riêng.
- Tính cuộn dự phòng để trong phòng là đã dùng. Cuộn để sẵn trên kệ, trong hộc tủ vẫn là tồn.
Khăn giấy hộp trong phòng tính cùng cách; dùng hộp đựng khăn như mẫu inox RT1220I thì đếm số gói châm vào hộp. Giấy vệ sinh cuộn nhỏ cho buồng phòng đang có trên web gồm An Khang Classic10 (AKC10), An Khang Soft10 (AKS10) và các mã khác. Toilet ở sảnh khách sạn thì không tính theo phòng, xem phần toilet chung bên dưới.
Nhà hàng, quán cafe nên tính theo lượt khách hay số bàn?
Nhà hàng nên tính khăn ăn theo lượt khách, vì một bàn có thể quay nhiều lượt trong một buổi. Nếu quán đặt sẵn khăn theo set mỗi lần dọn bàn thì tính theo số lượt dọn bàn. Quầy bar, quán cafe tính khăn cocktail theo số ly bán ra. Số lượt khách, số ly lấy từ hoá đơn, sổ đặt bàn hoặc máy bán hàng, không cần đếm tay.
Bàn ăn nhà hàng
Bàn lẩu, bàn nướng, món ăn tay nhiều nước, dầu mỡ thường tốn khăn hơn bàn cơm thường. Thực đơn có nhiều món như vậy thì tách hai nhóm: lượt khách gọi lẩu, nướng và lượt khách gọi món khác, rồi đếm mức dùng riêng. Khăn rút đặt trong hộp trên bàn thì đếm số gói châm vào hộp trong tuần.
Xem gợi ý khăn giấy ăn, giấy vệ sinh cho nhà hàng và các mã khăn giấy ăn, napkin, khăn lụa như JPS109, JPS102, JP500X.
Quầy bar và quán cafe
Khăn cocktail JPS108 dùng để lót ly, nên đếm theo ly bán ra là sát. Khăn rút trên bàn khách và giấy toilet của quán thì tính theo ngày mở cửa. Quán đông vào cuối tuần thì đếm đủ bảy ngày, đừng đếm mấy ngày giữa tuần rồi nhân lên. Xem thêm giấy và khăn giấy cho quán cafe.
Toilet chung và lavabo tính theo số toilet như thế nào?
Giấy cuộn lớn ở toilet sảnh, toilet chung tính theo số cuộn thay: số cuộn thay trong một tuần ở một toilet, nhân số toilet chung, nhân số tuần trong kỳ đặt hàng. Toilet sảnh và toilet tầng thường có lượt người khác nhau, nên đếm riêng toilet đông và toilet vắng rồi cộng lại, thay vì lấy một toilet nhân đều.
Đang dùng cuộn nhỏ cho toilet chung mà phải thay liên tục thì xem bài nên dùng giấy cuộn lớn hay cuộn nhỏ. Giấy vệ sinh cuộn lớn An Khang trên web có các mã AKS900, AKS700, AKC600, AKC500. Định đổi mã giấy thì hỏi văn phòng giấy mới có vừa hộp đang lắp không.
Lavabo tính theo ngày mở cửa. Khăn lau tay đếm số gói châm vào hộp mỗi ngày. Xà phòng một can dùng được nhiều ngày, nên ghi ngày mở can và ngày hết can để ra số ngày mỗi can. Roto là thương hiệu khăn giấy lau tay đa năng của Thế Giới Giấy; trên web có khăn RT20-2, AK20-2, hộp lau tay RT8038A và xà phòng Roto Care500.
Bếp và khu nhân viên: những chỗ hay bị quên khi tính
Khi lập bảng, nhiều cơ sở chỉ nghĩ tới chỗ khách nhìn thấy. Bếp, toilet nhân viên, kho cũng dùng giấy và vật tư mỗi ngày. Các khu này tính theo ngày mở cửa:
- Bếp: giấy cuộn đa năng JP800M, JP1000S để thấm dầu, lau tay, lau bề mặt sơ chế.
- Toilet nhân viên: giấy vệ sinh, xà phòng, tính tách khỏi toilet khách.
- Túi rác: túi rác Saving, Eco theo từng cỡ, đếm số túi thay mỗi ngày ở bếp, sảnh, buồng phòng.
- Nước lau sàn, lau kính: đếm theo can, ghi ngày mở và ngày hết can như xà phòng.
Túi rác, xà phòng, nước lau sàn nằm trong nhóm hoá chất và vật tư vệ sinh.
Từ số cuộn, số gói đổi ra số cần đặt thế nào?
Có mức dùng tháng tới cho từng mặt hàng rồi, bạn làm ba việc: cộng dự phòng, trừ tồn kho đếm thật (cả xe đẩy, tủ tầng, quầy), đổi ra đơn vị đặt hàng. Dự phòng nhiều hay ít tuỳ khoảng cách tới lần nhập kế tiếp và số cuối tuần đông trong tháng.
Đổi ra thùng, lốc hoặc kiện thì chia cho quy cách đóng gói in trên thùng, rồi làm tròn lên. Mỗi mã một quy cách, chưa rõ thì hỏi văn phòng khi gửi danh sách. Trước khi đặt, đo lại chỗ kho: Đà Lạt mát và ẩm, giấy dễ hút ẩm nếu phải xếp tạm sát sàn, sát tường. Xem cách bảo quản giấy trong mùa mưa ẩm ở Đà Lạt.
Ví dụ minh hoạ với số giả định
Các con số dưới đây là số giả định để thấy cách tính, không phải định mức cho khách sạn nào.
- Tuần đếm có 70 phòng-đêm có khách, buồng phòng dùng hết 84 cuộn. Mức dùng: 84 ÷ 70 = 1,2 cuộn mỗi phòng-đêm.
- Tháng tới dự kiến 300 phòng-đêm có khách: 1,2 × 300 = 360 cuộn.
- Cộng dự phòng 40 cuộn: 400 cuộn.
- Trừ tồn đếm được 100 cuộn: cần đặt 300 cuộn.
- Chia cho số cuộn mỗi thùng in trên thùng, làm tròn lên ra số thùng.
Bảng tính mẫu để bạn tự điền
| Khu vực, mặt hàng | Đơn vị đếm | Dùng mỗi đơn vị | Số đơn vị tháng tới | Dự phòng | Tồn kho | Cần đặt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Buồng phòng: giấy cuộn nhỏ | Phòng-đêm | |||||
| Toilet chung: giấy cuộn lớn | Cuộn thay mỗi toilet mỗi tuần | |||||
| Lavabo: khăn lau tay | Ngày mở cửa | |||||
| Bàn ăn: khăn ăn napkin | Lượt khách | |||||
| Quầy bar: khăn cocktail | Ly bán ra | |||||
| Bếp: giấy cuộn đa năng | Ngày mở cửa | |||||
| Túi rác các cỡ | Ngày mở cửa |
Đã điền xong? Gửi bảng qua form để gửi yêu cầu nhận báo giá. Báo giá theo mã sản phẩm, số lượng và tần suất lấy hàng.
Những lỗi hay gặp khi tự ước tính lượng giấy
- Lấy định mức của nơi khác. Nhiều con số trên mạng là lượng dùng của hộ gia đình ở nước ngoài, không khớp với buồng phòng hay nhà hàng ở Đà Lạt. Số của chính cơ sở bạn mới dùng được.
- Đếm vào tuần có lễ. Tuần lễ, tuần có đoàn khách làm mức dùng cao hơn tháng thường; dùng số đó cho cả tháng dễ đặt dư.
- Quên khu hậu cần. Bếp, toilet nhân viên, túi rác hay bị bỏ ngoài bảng, giữa tháng phải gọi đặt thêm.
- Đặt quá chỗ kho. Hàng phải xếp tạm ở hành lang, gầm cầu thang, chỗ ẩm.
- Không ghi lại. Mỗi tháng so số đã đặt với số thật sự dùng, chỉnh mức dùng cho tháng sau. Đổi loại giấy, đổi hộp đựng thì đếm lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở mới mở, chưa có số liệu tuần thường thì ước tính thế nào?
Đặt một đơn vừa đủ dùng vài tuần đầu và bắt đầu ghi sổ ngay từ tuần mở cửa. Sau hai tuần thường, bạn đã có mức dùng của chính mình để tính cho tháng sau. Văn phòng nhận cả đơn nhỏ cho homestay, quán nhỏ, giá trị đơn tối thiểu trên 700.000đ.
Bao lâu nên tính lại lượng giấy đặt mỗi tháng?
Nên so số đã đặt với số đã dùng sau mỗi tháng và chỉnh lại mức dùng. Đếm lại từ đầu khi đổi loại giấy, đổi hộp đựng, thêm phòng, thêm bàn, hoặc khi đổi cách phục vụ như đặt khăn sẵn trên bàn.
Gửi bảng ước tính thì Đà Lạt Paper báo giá thế nào?
Đà Lạt Paper không có bảng giá công khai. Báo giá theo mã sản phẩm, số lượng và tần suất lấy hàng, nên bảng ước tính ghi rõ khu nào dùng mã nào, mỗi tháng bao nhiêu thì báo giá càng sát nhu cầu. Gửi bảng qua form hoặc Zalo 0903 004 112.
Đặt hàng ở Đà Lạt Paper có giao tận nơi không?
Có. Đà Lạt Paper giao hàng miễn phí trong khu vực nội thành Đà Lạt. Ngoài nội thành, bạn liên hệ để được báo cách nhận hàng. Thời gian giao cho đơn của bạn thì hỏi trực tiếp văn phòng khi gửi danh sách.
Gửi bảng ước tính để nhận báo giá
Gửi bảng tính qua form Nhận báo giá, gọi hoặc nhắn Zalo 0903 004 112. Muốn cầm mẫu giấy trước khi chốt mã, ghé văn phòng Đà Lạt của Thế Giới Giấy tại D36 Khu Quy hoạch Ngô Quyền, Phường Cam Ly – Đà Lạt (Thứ Hai – Thứ Bảy, 08:00 – 17:00).
